Η ηλεκτρονική τιμολόγηση πλέον είναι πραγματικότητα για επιχειρήσεις και επαγγελματίες σε ολόκληρο το φάσμα της αγοράς. Η μετάβαση στο ψηφιακό σύστημα myDATA έχει ωθήσει στην απόσυρση των χειρόγραφων παραστατικών, φέρνοντας την ψηφιακή τεχνολογία και μέσα στο λογιστήριο. Τα οφέλη της ψηφιοποίησης είναι προφανώς μεγάλα, τόσο για την ίδια την επιχείρηση ή τον επαγγελματία όσο και για τον πελάτη.
Ας εστιάσουμε, όμως, στο πώς αλλάζει η εξυπηρέτηση του πελάτη, καθώς πλέον υπάρχουν οφέλη και για τις δύο πλευρές της κάθε συναλλαγής.
- Κέρδος σε χρόνο: η ηλεκτρονική τιμολόγηση γίνεται άμεσα, δεν απαιτεί φυσική μεταφορά εγγράφων, και αρχειοθετείται αυτόματα
- Μείωση του κόστους: το συνολικό κόστος μειώνεται κατά τάξεις μεγέθους, καθώς πλέον δεν υπάρχει χαρτί, φάκελοι, κόστος εκτύπωσης, κόστος αποστολής, ούτε καν αποθήκευσης και αρχειοθέτησης
- Άμεση ενημέρωση: γνωρίζετε πότε παραλαμβάνεται το κάθε παραστατικό, άμεσα
- Ασφάλεια των δεδομένων: η αυθεντικότητα διασφαλίζεται μέσω της πλατφόρμας myDATA, παράλληλα με την ακεραιότητα των δεδομένων, τα δεδομένα είναι κρυπτογραφημένα, χρησιμοποιείται ηλεκτρονική υπογραφή – και βέβαια ακολουθεί την νομοθεσία
- Διευκόλυνση των πελατών: η διαδικασία λήψης και αυτόματης καταχώρισης των παραστατικών είναι απλή και γρήγορη, ενισχύοντας την εμπιστοσύνη μεταξύ πελάτη και επιχείρησης
- Εκμηδενισμός προβλημάτων: τα χαμένα τιμολόγια, οι επαναποστολές, οι λανθασμένες ή ελλιπείς καταχωρίσεις, απλά δεν υφίστανται καθώς δεν χάνεται τίποτα
Ειδικότερα για το τελευταίο όφελος, μπορούμε να δούμε αμέσως τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, τόσο για τον πελάτη όσο και για τη δική μας επιχείρηση. Τα στοιχεία για κάθε τιμολόγιο, κατά τη σύνταξη, αντλούνται από το εκάστοτε εμπορικό ή λογιστικό σύστημα, επομένως τα λάθη εκμηδενίζονται ήδη σε αυτό το στάδιο. Χαμένα τιμολόγια που δεν παραδόθηκαν ή δεν αρχειοθετήθηκαν δεν υφίστανται καθώς η ηλεκτρονική αποστολή διασφαλίζει την μεταφορά των δεδομένων – και μπορεί να επαναληφθεί πρακτικά με μηδενικό κόστος και χρόνο. Ο πελάτης λαμβάνει το παραστατικό σε e-mail, ενώ ο εκδότης μπορεί ανά πάσα στιγμή να γνωρίζει εάν ο πελάτης έχει αποδεχθεί το παραστατικό, ή εάν το έχει αμφισβητήσει ή σχολιάσει.
Παράλληλα με αυτά, το δευτερεύον όφελος είναι η απουσία χαρτιού. Πλέον δεν υπάρχουν εκτυπωτές, μελάνια, χαρτί, φάκελοι, ντοσιέ, ντουλάπες αρχείου, ούτε επανεκτυπώσεις και επαναποστολές παραστατικών. Δεν υπάρχουν όμως, ή μειώνονται σημαντικά, και τα τηλεφωνήματα με τον πελάτη για διορθώσεις ή ερωτήσεις. Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια αποθηκεύονται με ψηφιακό τρόπο στο cloud και είναι διαθέσιμα οποτεδήποτε και από οπουδήποτε. Αλλά και η αναζήτηση σε αυτά είναι άμεση και ολοκληρώνεται σε δευτερόλεπτα, παρέχοντας τεράστιες δυνατότητες διασταύρωσης καταχωρίσεων και αναζήτησης με περισσότερα κριτήρια ή λέξεις κλειδιά. Ο πελάτης πλέον μπορεί να απολαμβάνει υπηρεσίες υψηλής ποιότητας σε όλα τα επίπεδα.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση και άμεσα οφέλη
Το άμεσο όφελος της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι το κόστος. Η εξάλειψη του χαρτιού μπορεί να μειώσει το κόστος τιμολόγησης κατά 60%, κατεβάζοντας το κόστος του ηλεκτρονικού τιμολογίου στα 10 λεπτά του ευρώ ανά τιμολόγιο από τα 2 έως 5 ευρώ του παραδοσιακού. Παράλληλα, έχουμε και σημαντική διευκόλυνση του λογιστηρίου, μειώνοντας δραματικά τον μέσο χρόνο διαχείρισης του κάθε τιμολογίου, από τα 10 λεπτά κατά μέσο όρο, σε μόλις 1 με 2 λεπτά. Η σημαντική μείωση του κόστους οδηγεί σε ταχύτατη απόσβεση της επένδυσης σε σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, μέχρι και σε δύο μήνες!
Τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι σημαντικά, τόσο για την επιχείρησή σας όσο και για τους πελάτες σας, επιτρέποντάς σας να παρέχετε υπηρεσίες υψηλού επιπέδου – ακόμη κι αν η παροχή υπηρεσιών δεν είναι το αντικείμενο της επιχείρησής σας!
