Στη σημερινή ψηφιακή εποχή, το πιο σημαντικό εργαλείο για οποιαδήποτε επιχείρηση είναι πιθανότατα το σύστημα Enterprise Resource Planning (ERP). Το ERP αφορά πρακτικά σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης, λογιστήριο, αποθήκη, υπηρεσίες, HR κ.λπ.. Μπορεί να βελτιώσει την αποδοτικότητα των υπαλλήλων και να συνδέσει τμήματα και λειτουργίες της επιχείρησης, ενώ φυσικά παρέχει άμεση και σε πραγματικό χρόνο, διαχείριση και εικόνα της επιχείρησης.
Το ερώτημα που προκύπτει λοιπόν, για κάθε επιχειρηματία, υπευθύνους τμημάτων ΙΤ ή επικεφαλής λογιστηρίων είναι ξεκάθαρο: Πώς επιλέγω το κατάλληλο ERP για τη δική μου επιχείρηση;
Επιλέγοντας ERP: 5 +1 κριτήρια που θα πρέπει να προσέξετε
Η επιλογή του ERP είναι ιδιαιτέρως σημαντική και δεν πρέπει να γίνεται "ελαφρά τη καρδία". Πρόκειται για μια κρίσιμη επιλογή για την επιχείρηση, στην πορεία της προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό. Μερικά από τα βασικότερα στοιχεία που θα πρέπει να προσέξετε σε αυτήν τη διαδικασία είναι τα εξής:
- Εντοπίστε τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες που χρειάζεστε: Το πρώτο βήμα είναι ο προσδιορισμός των λειτουργιών και των χαρακτηριστικών που απαιτεί η επιχείρησή σας από ένα ERP. Παράλληλα, κάθε λειτουργικότητα θα πρέπει να είναι παραμετροποιήσιμη και επεκτάσιμη ώστε να καλύψει αλλαγές και μελλοντικές ανάγκες.
- Διασφαλίστε την υποστήριξη των ανθρώπων σας: Η ενσωμάτωση του ERP αφορά σε ολόκληρο τον οργανισμό. Πέρα από την δεδομένη υποστήριξη της διοίκησης που θα το επιλέξει, αυτό που είναι ιδιαίτερα σημαντικό, είναι να υπάρχει υποστήριξη από τους ίδιους τους χρήστες, οι οποίοι παραδοσιακά, αντιστέκονται σε κάθε αλλαγή. Δώστε λοιπόν μεγάλη προσοχή στα UATs (User Acceptance Tests) ώστε να διασφαλίσετε ότι το λογισμικό λειτουργεί όπως πρέπει σε πραγματικές συνθήκες, πριν προχωρήσει σε παραγωγή και γίνει διαθέσιμο για κανονική χρήση.
- Συνεργασία με υφιστάμενα συστήματα: Επιλέξτε ERP σύστημα που να μπορεί να επικοινωνεί πολύ εύκολα (π.χ. μέσω API ή/και Web services) με τα υπάρχοντα συστήματά σας. Ακόμα και αν δεν είναι απαραίτητο αυτήν τη στιγμή, σίγουρα θα απαιτηθεί στο μέλλον, ειδικά σε επίπεδο CRM, marketing και e-Commerce.
- Προσδιορίστε το budget και… τηρήστε το! Προφανές στοιχείο επιλογής, αλλά τα ERPs, όπως άλλωστε όλα τα μεγάλα έργα πληροφορικής, δεν είναι καθόλου δύσκολο να βρεθούν εκτός χρόνου και εκτός budget. Το βασικό στοιχείο εδώ είναι η σωστή αρχική ανάλυση και η δέσμευση εκ μέρους του συνεργάτη που έχει αναλάβει την υλοποίηση.
- Συνεργάτης υλοποίησης: Μιλώντας για «συνεργάτες υλοποίησης», θα πρέπει να γίνει ξεκάθαρο ότι η επιλογή προμηθευτή ERP είναι ίσως πιο σημαντική ακόμη και από την ίδια τη λύση. Ένας συνεργάτης με μεγάλη εμπειρία και αποδεδειγμένη τεχνογνωσία, θα μπορεί να ελιχθεί και να προσαρμοστεί όποτε παραστεί ανάγκη, να τηρήσει χρονοδιαγράμματα και προϋπολογισμούς, αλλά και να βρει λύσεις στις ιδιαίτερες ανάγκες της επιχείρησής σας που σίγουρα θα παρουσιαστούν καθ’ οδόν.
- TCO και ROI: Στο budget θα πρέπει να υπολογίσετε και δύο σημαντικές παραμέτρους: TCO και ROI. Στο Total Cost of Ownership εμπίπτουν όλα τα κόστη που έχουν σχέση με τη λειτουργία του συστήματος ERP. Το Return of Investment αφορά τα οφέλη που θα αποκομίσει η επιχείρησή σας. Υπολογίστε κέρδη από υπηρεσίες και προϊόντα που θα προστεθούν λόγω ERP, και την αύξηση της παραγωγικότητας. Προσπαθήστε να υπολογίσετε το ROI για κάθε υποψήφιο σύστημα ERP.
To cloud or not to cloud; Ιδού η απορία…
Τέλος, μία πολύ σημαντική απόφαση, είναι αυτή της μορφής του ERP που θα επιλέξετε. Χρειάζεστε ένα σύστημα που να «τρέχει» αποκλειστικά on-premise; Μήπως καλύτερα να προσφέρεται με τη μορφή υπηρεσίας (SaaS) στο cloud; Μήπως μία υβριδική λύση θα είναι η πιο σοφή επιλογή;
Όπως και να ‘χει, θυμηθείτε πως πλέον, τίποτα δεν παραμένει «σταθερό». Είναι πρακτικά βέβαιο ότι θα χρειαστείτε την ευελιξία του cloud, ειδικά εάν θέλετε (όπως επίσης είναι βέβαιο), να υποστηρίξετε απομακρυσμένους χρήστες, θυγατρικές, υποκαταστήματα κ.ο.κ. Βεβαιωθείτε για το τι ακριβώς προσφέρει σε αυτόν τον τομέα κάθε λύση, και θυμηθείτε ότι “cloud” δεν σημαίνει απαραίτητα και χαμηλότερο κόστος. Σημαίνει όμως “peace of mind” και πρόσβαση από παντού, καθώς θέματα αναβάθμισης, backup, ασφάλειας, sign-on κ.λπ., έχουν ήδη λυθεί από τον προμηθευτή.
Αφιερώστε λοιπόν χρόνο και προσοχή στη φάση της επιλογής. Η σωστή επιλογή ERP μπορεί να αυξήσει την απόδοση της επιχείρησής σας, να μειώσει τα κόστη, αλλά και να επιταχύνει τις ενδοεταιρικές διεργασίες. Παράλληλα, θα αυξήσει την ευελιξία σας, επιτρέποντάς σας να εκμεταλλευτείτε νέες ευκαιρίες αλλά και να εστιάσετε σε αυτό που ξέρετε να κάνετε καλά: Στο business σας!
